Santé

Distrait, moi ? Non, je travaille en multi-tâches !

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Etre capable de faire plusieurs choses à la fois, voire même de travailler en multi-tâches : c'est une chose pour laquelle nous ressentons généralement de la fierté. Et au moment où les outils et les environnements numériques sollicitent continuellement notre attention, c'est sans doute une capacité très utile.

Pourtant, une infographie proposée par OnlineCollege.org et relayée par Mashable est formelle : la recherche montre que seulement 2% d'entre nous sont réellement capables de travailler en multi-tâches. Pour tous les autres, cela se solde par une baisse de productivité dont nous n'avons parfois même pas conscience. Alors, pouvons-nous vraiment être certains de faire partie du lot ?

L'enquête suggère en tout cas que nous confondons le multi-tâches avec de réelles distractions. Et voici quelques uns de ses enseignements :

> Des sollicitations numériques omniprésentes...

- En moyenne, un employé utilisant un ordinateur au travail est interrompu une fois toutes les 10 minutes - selon une autre étude, cela pourrait même être une fois toutes les 3 minutes.

Les étudiants sont également concernés : 62% des pages ouvertes sur leurs ordinateurs pendant les cours n'ont rien à voir avec la leçon du jour.

- Même sur un temps de pause, comme par exemple en regardant la télévision, les américains succombent à la tentation du multi-tâches : ils sont 42% à surfer sur internet, 29% à parler au téléphone, et 26% à chatter sur des messageries instantanées.

- Depuis que nous transportons notre environnement numérique en permanence dans nos poches, il nous est difficile de résister à la tentation d'émailler notre quotidien de brefs instants devant l'écran. Toutes les activités, les temps et les lieux du quotidien sont concernés : 67% des personnes interrogées n'auraient aucun scrupule à lire leurs emails au cours d'un rendez-vous galant. 45% en feraient autant au cinéma, et 33% à l'église.  

> ...aux effets problématiques ?

Les effets du travail en multi-tâches sont encore méconnus du grand public. Pourtant, ils sont assez préoccupants :

- Des impacts sur l'équilibre des travailleurs : le principal effet des distractions est de diminuer le QI - une perte de 10 points - lorsque nous essayons de faire plusieurs choses en même temps. Soit l'équivalent d'une nuit sans sommeil... ou même deux fois les effets du cannabis

- Des conséquences sur la productivité des entreprises : en comptant le temps nécessaire pour retrouver un niveau de concentration satisfaisant, cela correspond à une perte de temps de travail utile de plus de 2 heures par jour, soit environ un quart de la journée de travail - ce que la même étude de l'institut de recherche américain Basex chiffre comme un manque à gagner de 900 milliards de dollars pour les entreprises et le PIB américains.

Vous pouvez retrouver l'intégralité des informations disponibles (en anglais) dans cette infographie open source : ici.

> Bloquer les réseaux sociaux au travail : une fausse bonne idée ?

Face à ces risques que l'infobésité fait courir aux travailleurs, certains directeurs des systèmes d'information choisissent de bloquer les réseaux sociaux sur les postes de travail de l'entreprise. Selon une enquête relayée par Les Echos, les deux tiers bloqueraient Facebook, 60% Youtube, et la moitié interdirait l'accès à Twitter. 

Est-ce une bonne solution ? L'article souligne l'incongruité de la mesure, Internet étant un véritable mode de vie pour les plus jeunes travailleurs.

Surtout, si à court terme, l'utilisation des technologies sociales distrait les travailleurs, il se trouve qu'à plus long terme, elles pourraient bien être au contraire une véritable source de valeur ajoutée pour les entreprises. Citant une étude de McKinsey, les Echos expliquent que l'utilisation de ces outils en entreprise pourrait faire gagner entre 20 et 25 % de productivité... et créer entre 900 et 1.300 milliards de dollars de chiffre d'affaire, dans tous les secteurs de l'économie. De quoi compenser la baisse de productivité due aux sollicitations numériques incessantes ?

« Bien utilisées, les technologies sociales peuvent irriguer l'ensemble de la chaîne de valeur », expliquait encore Eric Hazan, associé chez McKinsey dans un article des Echos de juillet.

On est donc bien loin des outils numériques « menaçants » pour l'entreprise. Selon Justin Fielder, directeur technique de l'agence Easynet, il pourrait même y aller de l'harmonie entre les générations X et Y :

« Les médias sociaux sont une bouffée d'oxygène pour les personnes âgées de moins de 30 ans et sont indispensables à la communication, l'éducation et l'information. Leur contribution au succès d'une entreprise est immense. Les dirigeants d'entreprises - généralement issus de la Génération X - doivent en prendre conscience, faute de quoi, ils risquent de compromettre l'avenir de leur entreprise », poursuit-il.

> Alors, quelles solutions ? Cinq bonnes pratiques pour remettre l'humain au centre des technologies

Réseaux sociaux dans l'entreprise ou pas, les travailleurs restent parfois soumis à une impressionnante quantité d'emails à traiter au quotidien. Etant conçu pour communiquer plus vite, on aurait bien aimé que le courrier électronique libère du temps pour faire autre chose... mais en réalité, communiquer plus vite revient à communiquer davantage. Plus vous êtes efficace dans le traitement de vos emails, et plus vite votre boite de réception se remplira en retour ; à ce rythme, les messages exigeant des délais de réponse de plus en plus courts s'accumulent rapidement. Résultat : un rapport de McKinsey Global Institute montre que les employés de bureau consacrent en moyenne 28% de leur temps à cette tâche.   

Pour remédier au stress des emails et vaincre l'infobésité, la clef pourrait être dans les usages. Parmi les bonnes pratiques que retiennent les chercheurs, on trouve notamment des expériences réussies de « désencombrement numérique » : à l'image des « vacances déconnectées » que s'offrent certains, il s'agit d'aménager, dans le temps de travail des salariés, des « temps libres prévisibles » pendant lesquels chaque membre d'une équipe débranche ses appareils numériques - pour favoriser la collaboration et la concentration. 

Mashable, de son côté, propose une petite liste de bons réflexes à adopter pour ne pas se laisser submerger par les emails au travail :

- Fixer un temps limité pour répondre aux emails. Tous les emails que vous recevez ne méritent peut-être pas une réponse, et cela ne doit pas vous prendre un tiers de votre journée journée de travail : allouer un temps limité à répondre à votre courrier électronique, comme un quart d'heure toutes les deux heures, oblige à prioriser. 

- Offrir un délai de réponse raisonnable à votre destinataire. Cette politesse est d'ailleurs inscrite dans la charte des emails rédigée à l'inspiration de Chris Anderson, le patron de TED.

- Prioriser. Tous les fournisseurs de services d'emails proposent des marqueurs (drapeaux, étoiles...), pour signaler les emails les plus importants. Mais n'en abusez pas : si vous marquez un grand nombre d'emails de la sorte, votre cerveau aura toujours autant de mal à faire le tri. 

- Gérer attentivement la fonction « message indésirable ». Lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des newsletters (comme celle de RSLN ;-), vous avez souvent la possibilité de choisir une fréquence d'envoi. Il est souvent judicieux de choisir la moins fréquente. Lorsque vous êtes lassé-e de recevoir ces courriels, n'oubliez pas de vous désabonner. Mais ne les placez pas dans votre boîte à « spams » : vous compromettriez la crédibilité de l'organisation expéditrice auprès des services de messagerie électronique.

- N'ouvrez jamais un email deux fois. L'idéal serait de traiter chaque email entrant avec la grande variété d'options disponibles : supprimer, archiver, répondre (à faire immédiatement si la réponse vous prend moins de deux minutes), ou « marquer » pour reporter votre réponse (dans tous les autres cas). Ainsi, vous ne perdez pas de temps à relire deux fois les mêmes informations.

Quels que soient les progrès des techniques de communication électronique, il y a de fortes chances que le principe de rareté du temps continue longtemps de prédominer, remarque Mashable. C'est donc certainement dans la vigilance accordée à ces « bonnes pratiques » - et d'autres à inventer ! - que repose, et reposera toujours, le secret pour laisser l'humain au centre des technologies. 

Tommy Pouilly (@5h55) le 15/08/2012
Tommy
Tommy Pouilly (@5h55) le 15/08/2012

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