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Avoir une adresse électronique professionnelle est essentiel pour toute entreprise ou professionnel souhaitant renforcer sa crédibilité et son image de marque. Contrairement aux adresses gratuites, une adresse e-mail professionnelle inspire confiance et montre que vous prenez votre activité au sérieux. Voyons les étapes en détail pour obtenir une adresse électronique professionnelle, en vous guidant à travers le processus de manière claire et concise.
Nom de domaine
La première étape pour créer une adresse électronique professionnelle est de choisir un nom de domaine approprié. Le nom de domaine est l’adresse web qui suit le symbole @ dans votre adresse e-mail (par exemple, votreentreprise.com).
Comment choisir un bon nom ?
Le choix du nom de domaine est primordial car il représente votre entreprise en ligne. Voici quelques conseils pour un bon nom de domaine :
Simplicité et mémorabilité : Optez pour un nom de domaine court, simple et facile à retenir.
Représentatif : Le nom de domaine doit refléter le nom de votre entreprise ou le secteur d’activité dans lequel vous évoluez.
Évitez les chiffres et les tirets : Les chiffres et les tirets peuvent prêter à confusion et rendre votre domaine plus difficile à communiquer oralement.
Vérifiez la disponibilité : Utilisez des outils en ligne pour vérifier si le nom de domaine que vous souhaitez est disponible. Si ce n’est pas le cas, envisagez des variations ou des extensions alternatives (.net, .org, etc.).
Une fois que vous avez sélectionné un nom de domaine, vous devrez l’acheter auprès d’un registrar de domaine. Les fournisseurs populaires incluent GoDaddy, Namecheap, et OVH.
Créer des adresses e-mail et gérer les utilisateurs
Une fois votre domaine et votre fournisseur de services configurés, il est temps de créer des adresses e-mail pour vous-même et, éventuellement, pour vos employés. Voici quelques conseils pour des idées de noms d’e-mails d’entreprise:
Quelques options
Utilisez le format prénom.nom@votredomaine.com : Ce format est professionnel et facile à comprendre.
Fonctions et départements : Pour les rôles spécifiques, envisagez des adresses comme info@votredomaine.com, contact@votredomaine.com ou support@votredomaine.com.
Noms courts : Si votre entreprise est grande et que plusieurs personnes ont le même prénom, utilisez des initiales ou des noms courts, comme j.doe@votredomaine.com.
Gérer les utilisateurs et les permissions
Il est important de gérer efficacement les utilisateurs et les permissions pour assurer la sécurité de vos communications :
Création et suppression de comptes : Assurez-vous de créer des comptes pour les nouveaux employés et de supprimer ceux des anciens employés immédiatement après leur départ.
Permissions et accès : Définissez des permissions claires pour accéder aux différentes fonctionnalités et données. Par exemple, tous les employés n’ont pas besoin d’accéder à la boîte de réception de contact@votredomaine.com.
Sécurité : Encouragez l’utilisation de mots de passe forts et changez-les régulièrement. Envisagez l’authentification à deux facteurs pour une couche de sécurité supplémentaire.
Sélectionnez un fournisseur de services d’e-mail
La prochaine étape consiste à choisir un fournisseur de services d’e-mail. De nombreux fournisseurs offrent des solutions d’e-mail professionnelles, chacune avec ses propres fonctionnalités et tarifs. Voici quelques-uns des plus populaires :
Google Workspace : Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace offre une suite complète d’outils de productivité, y compris Gmail, Google Drive, Google Docs, et plus encore. Les adresses e-mail sont basées sur votre nom de domaine et bénéficient de l’interface utilisateur familière de Gmail.
Microsoft 365 : Microsoft propose également une suite d’outils de productivité, incluant Outlook pour les e-mails professionnels. Les utilisateurs bénéficient de l’intégration avec d’autres outils Microsoft tels que Word, Excel et Teams.
Zoho mail : Une option économique avec de nombreuses fonctionnalités, Zoho Mail offre des adresses e-mail professionnelles, ainsi que des outils de collaboration et de gestion des tâches.
Après, vous devrez configurer votre adresse e-mail en suivant les instructions fournies par celui-ci. Ce processus implique généralement de prouver la propriété de votre nom de domaine et de configurer les enregistrements DNS nécessaires.